- Was ist der Zweck dieser Verarbeitung?
Bearbeitung und Dokumentation von Garantie-, Gewährleistungs-, Reparatur- und technischen Servicefällen; Kommunikation mit Kunden, Fachhändlern, Installationspartnern und Servicestellen; Prüfung von Garantie- und Gewährleistungsansprüchen; Organisation der Einsendung, Reparatur, Rücksendung oder des Austauschs von Geräten; technische Fehleranalyse; Dokumentation der durchgeführten Maßnahmen
- Wer ist für diese Verarbeitung verantwortlich?
TOA Electronics Europe GmbH
Adresse: Süderstrasse 282 | 20537 Hamburg
Telefon: 040 - 25 17 190
Internet: https://www.toa.eu/
E-Mail: contact@toa-eu.com
- Wer ist als betrieblicher Datenschutzbeauftragter benannt?
André Schombel I Data-Protection-Service I 22399 Hamburg I 040-97071915 I a.schombel@data-protection-service.de
- Was ist die rechtliche Grundlage? Warum ist diese Verarbeitung zulässig?
- Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen gemäß Artikel 6 (1f) DS-GVO
- Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gemäß Artikel 6 (1c) DS-GVO
- Vertragserfüllung gemäß Artikel 6 (1b) DS-GVO
Erläuterung zu der Mehrzahl an Rechtsgrundlagen:
Die Bearbeitung von Garantie-, Gewährleistungs-, Reparatur- und Servicefällen erfolgt vorrangig zur Durchführung vertraglicher oder vorvertraglicher Maßnahmen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Gesetzlich vorgeschriebene Nachweise und Unterlagen werden gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit §§ 257 HGB und 147 AO aufbewahrt. Die technische Fehleranalyse, Qualitätssicherung und Dokumentation nicht unmittelbar vertraglich gebundener Serviceanfragen erfolgen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
- Konkret welche "berechtigten Interessen" verfolgt der Verantwortliche?
Bearbeitung und Dokumentation technischer Service- und Reparaturanfragen; Prüfung von Garantie- und Gewährleistungsansprüchen; Sicherstellung der Produkt- und Servicequalität; Analyse wiederkehrender technischer Fehler; Koordination mit Fachhändlern, Installationspartnern und Servicestellen; Nachweis der ordnungsgemäßen Bearbeitung; Abwehr und Durchsetzung rechtlicher Ansprüche
- Gibt es gesetzliche oder vertragliche Notwendigkeiten? Was würde folgen, wenn Sie Ihre Daten nicht bereitstellen würden?
Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des jeweiligen Vertragsverhältnisses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, insbesondere im Zusammenhang mit Kauf-, Garantie-, Gewährleistungs-, Reparatur- oder Serviceleistungen. Gesetzliche Gewährleistungsansprüche ergeben sich insbesondere aus §§ 437 ff. BGB. Soweit gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten bestehen, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit §§ 257 HGB und 147 AO.
- Wer sind die zugriffsberechtigten Empfänger (sowohl intern, als auch extern)?
- Abteilungsleiter / Bereichsleiter
- Außendienstmitarbeiter
- Buchhaltung
- Einkauf
- Geschäftsführung
- IT-Abteilung
- Kundenbetreuer
- Mechaniker
- Sachbearbeiter
- Serviceassistent
- Serviceleiter
- Serviceberater
- Vertriebsmitarbeiter
- Qualitätsmanagement
- Wann werden die Daten wieder gelöscht?
- Sofort nach der Übertragung in die zentrale Excel-Tabelle nicht mehr benötigte lokale Kopien, temporäre Dateien und E-Mail-Anhänge löschen
-
3 Jahre nach Abschluss des Garantie-, Reparatur- oder Servicefalls Vorgangs-, Kontakt-, Fehler- und Reparaturdaten löschen, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder offenen Rechtsansprüche bestehen
-
3 Jahre nach rechtskräftigem Abschluss eines Streitfalls Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen löschen, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres
-
6 Jahre geschäftliche Korrespondenz, Handels- und Geschäftsbriefe sowie vergleichbare Servicekommunikation gemäß § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 HGB sowie § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 AO aufbewahren
-
8 Jahre Rechnungen, Buchungsbelege und sonstige steuerlich relevante Unterlagen gemäß § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB und § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO aufbewahren
- Welche Kategorien von Daten werden verarbeitet?
- Kontaktdaten (Name, Tel., E-Mail, Adresse)
- Stammdaten
- Belege (Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen, Reisekosten etc.)
- Ticketdaten (Support, Bugs etc.)
- Adressdaten
- Bestell- und Lieferdaten
- E-Mail (Datum, Empfänger, Text, Anhänge)
- Korrespondenzen
- Projekt-Daten
- Vertragsdaten
- Vor- und Zuname
- Werkstattauftrag Daten
- Notizen
- Sonstiges
- Welche Personen sind betroffen?
- Dienstleister
- Geschäftspartner
- Kunden
- Lieferanten
- Vertragspartner
- Vertriebspartner
- Servicepartner
- Das Recht auf "Auskunft"
Sie haben ein Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden Daten. Genau dies wird mit dem hier vorliegenden Dokument weitgehend gewährleistet. Wenn Sie weitere Fragen bzw. Anliegen haben, so können Sie uns natürlich gerne kontaktieren.
- Das Recht auf "Berichtigung" unrichtiger Daten
Sie haben generell das Recht auf eine Berichtigung unrichtiger Daten. Bitte nehmen Sie hierzu Kontakt zu uns auf.
- Das Recht auf "Löschung Ihrer Daten"
Sie haben ein Recht auf Löschung Ihrer Daten, sofern (a) die Daten nicht mehr notwendig sind, (b) Sie ggf. Ihre Einwilligung widerrufen haben bzw. es keine andere Rechtsgrundlage (mehr) gibt, (c) Sie zu Recht widersprochen haben, (d) die Daten zu Unrecht verarbeitet wurden, (e) die Löschung gesetzlich geboten ist, (f) die Daten von Kindern stammen und gelöscht werden sollen. Bitte beachten Sie, dass gemäß Artikel 17 (3) DS-GVO möglicherweise nicht gelöscht werden kann/darf.
- Das Recht auf "Einschränkung der Verarbeitung"
Sie haben ein Recht auf eine "Sperrung" Ihrer Daten, sofern (a) Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten, (b) die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie eine Löschung verneinen, (c) die Daten von uns nicht mehr benötigt werden, aber Sie die Daten wegen eigener Rechtsansprüchen noch benötigen, (d) Sie Widerspruch gegen die Vearbeitung eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob die berechtigten Interessen des Verantwortlichen überwiegen.
- Das Recht auf "Widerspruch gegen die Verarbeitung"
Sie haben das Recht der Verarbeitung zu widersprechen, sofern Gründe aus Ihrer BESONDEREN SITUATION dafür vorliegen. Unsererseits wird abgewogen, ob wir zwingende schutzwürdige Gründe für eine Verarbeitung haben.
- Das Recht auf "Widerruf von Einwilligungen"
Sie haben ein Recht auf Widerruf von Einwilligungen (sofern dies für die hier beschriebene Verarbeitung relevant ist). Der Widerruf gilt nur für die Zukunft.
- Das Recht auf "Datenübertragbarkeit"
Sie haben ein Recht auf Aushändigung Ihrer Daten ("Datenübertragbarkeit"), sofern (a) die Rechtsgrundlage auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht, und (b) Sie diese Daten eigenhändig zur Verfügung gestellt haben, und (c) die Daten automatisiert verarbeitet werden. Sofern diese Voraussetzungen gegeben sind, so können Sie auch verlangen, dass wir die Daten an einen Empfänger Ihrer Wahl weitergeben.
- Das Recht auf "Beschwerde"
Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer beliebigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Die Kontaktdaten der für uns zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde lauten: LDI Hamburg, Kurt-Schumacher-Allee 4, 20097 Hamburg GERMANY, Tel. 0049-40-42854-4040, www.datenschutz-hamburg.de.
Gerne können Sie zuerst Kontakt zu uns aufnehmen, bevor Sie sich bei der Aufsichtsbehörde melden; unser(e) sehr kompetente(r) betriebliche(r) Datenschutzbeauftragte(r) kümmert sich viel schneller und genauso gründlich um Ihr Anliegen. Falls wir Ihnen nicht weiterhelfen können, so können Sie sich anschließend immer noch an die Aufsichtsbehörde wenden.
- Daten-Erhebung durch Dritte
Nein, es werden keine Daten durch Dritte erhoben. Somit werden also sämtliche Daten durch uns selbst erfragt/erhoben.
- Findet Profiling statt? Werden persönliche Aspekte analysiert oder vorhergesagt? Findet eine automatisierte Einzelfall-Entscheidung statt?
Nein, dies findet nicht statt.
- Gibt es Daten-Transfers an Empfänger in Drittländern (also außerhalb der EU)?
Nein, dies findet nicht statt.
- Gibt es mehrere Verantwortliche im Sinne einer "gemeinsamen Verantwortlichkeit"?
Nein, es gibt nur den EINEN oben genannten Verantwortlichen.
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