Sanktionslisten- und Exportkontrollprüfung

Im Folgenden informieren wir Sie ausführlich über alle wichtigen Details dieser Datenverarbeitung. Wir nehmen Bezug auf alle Auskunftspflichten, die aus den Artikeln 13, 14, 15, 26 und 30 der DS-GVO resultieren.

  1. Was ist der Zweck dieser Verarbeitung?
    Prüfung von Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern und Waren zur Einhaltung gesetzlicher Sanktions-, Embargo- und Exportkontrollvorgaben.
     
  2. Wer ist für diese Verarbeitung verantwortlich?
    TOA Electronics Europe GmbH
    Adresse: Süderstrasse 282 | 20537 Hamburg
    Telefon: 040 - 25 17 190
    Internet: https://www.toa.eu/
    E-Mail: contact@toa-eu.com
     
  3. Wer ist als betrieblicher Datenschutzbeauftragter benannt?
    André Schombel I Data-Protection-Service I 22399 Hamburg I 040-97071915 I a.schombel@data-protection-service.de
     
  4. Was ist die rechtliche Grundlage? Warum ist diese Verarbeitung zulässig?
    • Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen gemäß Artikel 6 (1f) DS-GVO
    • Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gemäß Artikel 6 (1c) DS-GVO

    Erläuterung zu der Mehrzahl an Rechtsgrundlagen:
    Der Abgleich mit geltenden Sanktions- und Exportkontrollvorgaben erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die Dokumentation der Prüfung, die ergänzende Risikobewertung und die Verteidigung gegen mögliche Ansprüche erfolgen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
     
  5. Konkret welche "berechtigten Interessen" verfolgt der Verantwortliche?
    Vermeidung verbotener Geschäftsbeziehungen und Lieferungen; Schutz vor Bußgeldern, Strafverfahren, Lieferausfällen und Reputationsschäden; Nachweis der ordnungsgemäßen Exportkontrollprüfung; Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen
     
  6. Gibt es gesetzliche oder vertragliche Notwendigkeiten? Was würde folgen, wenn Sie Ihre Daten nicht bereitstellen würden?
    Die Bereitstellung der erforderlichen Identifikations-, Unternehmens-, Waren- und Lieferdaten ist aufgrund der geltenden EU-Sanktionsverordnungen sowie der Vorschriften des AWG und der AWV erforderlich. Ohne diese Angaben kann die gesetzlich notwendige Sanktionslisten- und Exportkontrollprüfung nicht durchgeführt werden. Die Aufnahme oder Fortführung der Geschäftsbeziehung, die Lieferung, die Ausfuhr oder die Zahlung kann daher abgelehnt, ausgesetzt oder beendet werden.
     
  7. Wer sind die zugriffsberechtigten Empfänger (sowohl intern, als auch extern)?
    • Abteilungsleiter / Bereichsleiter 
    • Außendienstmitarbeiter 
    • Buchhaltung 
    • Datenschutzbeauftragter 
    • Einkauf 
    • Geschäftsführung 
    • IT-Abteilung 
    • Sachbearbeiter 
    • Vertriebsleiter 
    • Vertriebsmitarbeiter 
    • IT- und Cloud-Dienstleister 
    • Zoll- und Außenwirtschaftsbehörden 
     
  8. Wann werden die Daten wieder gelöscht?
    • Sofort: offensichtlich unzutreffende Suchtreffer und nicht benötigte temporäre Prüfdaten 
    • 3 Jahre: Prüfvermerke ohne Bezug zu einem abgeschlossenen oder fortbestehenden Geschäftsvorgang, sofern keine Rechtsansprüche oder gesetzlichen Nachweispflichten bestehen 
    • 6 Jahre: geschäftliche Korrespondenz, Freigaben, Sperrvermerke und sonstige handelsrechtlich relevante Prüfunterlagen gemäß § 257 HGB 
    • 8 Jahre: steuerlich relevante Rechnungs-, Liefer- und Buchungsunterlagen gemäß § 147 AO 
    • 10 Jahre: Prüf- und Exportkontrollnachweise, soweit besondere außenwirtschaftsrechtliche oder genehmigungsbezogene Aufbewahrungspflichten dies im Einzelfall verlangen 
     
  9. Welche Kategorien von Daten werden verarbeitet?
    • Kontaktdaten
    • Stammdaten
    • Logdaten technischer Art
    • Adressdaten
    • Bestell- und Lieferdaten
    • Korrespondenzen
    • Projekt-Daten
    • Protokolle der Versendung
    • Vertragsdaten
    • Vor- und Zuname
    • Sonstiges
     
  10. Welche Personen sind betroffen?
    • Ansprechpartner bei Geschäftspartnern
    • gegebenenfalls Beschäftigte mit Vertretungs- oder Entscheidungsbefugnis
    • Dienstleister
    • Geschäftspartner
    • Kunden
    • Lieferanten
    • Vertragspartner
    • Vertriebspartner
     
  11. Das Recht auf "Auskunft"
    Sie haben ein Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden Daten. Genau dies wird mit dem hier vorliegenden Dokument weitgehend gewährleistet. Wenn Sie weitere Fragen bzw. Anliegen haben, so können Sie uns natürlich gerne kontaktieren.
     
  12. Das Recht auf "Berichtigung" unrichtiger Daten
    Sie haben generell das Recht auf eine Berichtigung unrichtiger Daten. Bitte nehmen Sie hierzu Kontakt zu uns auf.
     
  13. Das Recht auf "Löschung Ihrer Daten"
    Sie haben ein Recht auf Löschung Ihrer Daten, sofern (a) die Daten nicht mehr notwendig sind, (b) Sie ggf. Ihre Einwilligung widerrufen haben bzw. es keine andere Rechtsgrundlage (mehr) gibt, (c) Sie zu Recht widersprochen haben, (d) die Daten zu Unrecht verarbeitet wurden, (e) die Löschung gesetzlich geboten ist, (f) die Daten von Kindern stammen und gelöscht werden sollen. Bitte beachten Sie, dass gemäß Artikel 17 (3) DS-GVO möglicherweise nicht gelöscht werden kann/darf.
     
  14. Das Recht auf "Einschränkung der Verarbeitung"
    Sie haben ein Recht auf eine "Sperrung" Ihrer Daten, sofern (a) Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten, (b) die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie eine Löschung verneinen, (c) die Daten von uns nicht mehr benötigt werden, aber Sie die Daten wegen eigener Rechtsansprüchen noch benötigen, (d) Sie Widerspruch gegen die Vearbeitung eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob die berechtigten Interessen des Verantwortlichen überwiegen.
     
  15. Das Recht auf "Widerspruch gegen die Verarbeitung"
    Sie haben das Recht der Verarbeitung zu widersprechen, sofern Gründe aus Ihrer BESONDEREN SITUATION dafür vorliegen. Unsererseits wird abgewogen, ob wir zwingende schutzwürdige Gründe für eine Verarbeitung haben.
     
  16. Das Recht auf "Widerruf von Einwilligungen"
    Sie haben ein Recht auf Widerruf von Einwilligungen (sofern dies für die hier beschriebene Verarbeitung relevant ist). Der Widerruf gilt nur für die Zukunft.
     
  17. Das Recht auf "Datenübertragbarkeit"
    Sie haben ein Recht auf Aushändigung Ihrer Daten ("Datenübertragbarkeit"), sofern (a) die Rechtsgrundlage auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht, und (b) Sie diese Daten eigenhändig zur Verfügung gestellt haben, und (c) die Daten automatisiert verarbeitet werden. Sofern diese Voraussetzungen gegeben sind, so können Sie auch verlangen, dass wir die Daten an einen Empfänger Ihrer Wahl weitergeben.
     
  18. Das Recht auf "Beschwerde"
    Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer beliebigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Die Kontaktdaten der für uns zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde lauten: LDI Hamburg, Kurt-Schumacher-Allee 4, 20097 Hamburg GERMANY, Tel. 0049-40-42854-4040, www.datenschutz-hamburg.de.
    Gerne können Sie zuerst Kontakt zu uns aufnehmen, bevor Sie sich bei der Aufsichtsbehörde melden; unser(e) sehr kompetente(r) betriebliche(r) Datenschutzbeauftragte(r) kümmert sich viel schneller und genauso gründlich um Ihr Anliegen. Falls wir Ihnen nicht weiterhelfen können, so können Sie sich anschließend immer noch an die Aufsichtsbehörde wenden.
     
  19. Daten-Erhebung durch Dritte
    Personenbezogene Daten können aus Kunden-, Lieferanten- und Geschäftspartnerunterlagen, aus öffentlich zugänglichen Unternehmensregistern sowie aus amtlichen Sanktions- und Embargolisten erhoben werden. Weitere Angaben können durch verbundene Unternehmen, Vertriebspartner oder zuständige interne Fachabteilungen übermittelt werden.
     
  20. Findet Profiling statt? Werden persönliche Aspekte analysiert oder vorhergesagt? Findet eine automatisierte Einzelfall-Entscheidung statt?
    Nein, dies findet nicht statt.
     
  21. Gibt es Daten-Transfers an Empfänger in Drittländern (also außerhalb der EU)?
    Eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der EU beziehungsweise des EWR kann im Rahmen von Supportleistungen, konzerninternen Zugriffen oder durch eingesetzte Unterauftragsverarbeiter erfolgen. (SAP Data Processing Agreement; EU-Standardvertragsklauseln; Angemessenheitsbeschlüsse, soweit anwendbar; verbindliche Datenschutzregelungen innerhalb der SAP-Unternehmensgruppe; ergänzende technische und organisatorische Schutzmaßnahmen.)
    Bei deutschen und europäischen Behörden grundsätzlich nein. Bei Einfuhr-, Ausfuhr- oder Transitvorgängen können Daten an Zoll- und Außenwirtschaftsbehörden außerhalb der EU beziehungsweise des EWR übermittelt werden. (Die Übermittlung kann erforderlich sein, um die Lieferung oder das Zollverfahren durchzuführen oder rechtliche Verpflichtungen zu erfüllen. Soweit erforderlich, sind die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO und insbesondere Art. 49 Abs. 1 lit. b, c oder d DSGVO für den konkreten Vorgang zu prüfen.)

     
  22. Gibt es mehrere Verantwortliche im Sinne einer "gemeinsamen Verantwortlichkeit"?
    Nein, es gibt nur den EINEN oben genannten Verantwortlichen.