- Was ist der Zweck dieser Verarbeitung?
Zentrale Speicherung, strukturierte Ablage, gemeinsame Bearbeitung, interne Bereitstellung und Verwaltung geschäftlicher Dokumente und Dateien. Die Verarbeitung dient der Zusammenarbeit, der Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorgängen, der Dokumentation betrieblicher Abläufe sowie der Erfüllung gesetzlicher Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten.
- Wer ist für diese Verarbeitung verantwortlich?
TOA Electronics Europe GmbH
Adresse: Süderstrasse 282 | 20537 Hamburg
Telefon: 040 - 25 17 190
Internet: https://www.toa.eu/
E-Mail: contact@toa-eu.com
- Wer ist als betrieblicher Datenschutzbeauftragter benannt?
André Schombel I Data-Protection-Service I 22399 Hamburg I 040-97071915 I a.schombel@data-protection-service.de
- Was ist die rechtliche Grundlage? Warum ist diese Verarbeitung zulässig?
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Anbahnung, Durchführung und Dokumentation von Verträgen mit Kunden, Lieferanten, Dienstleistern und sonstigen Geschäftspartnern
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit gesetzlichen Dokumentations-, Nachweis- und Aufbewahrungspflichten, insbesondere §§ 238, 257 HGB und §§ 140, 147 AO
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die ordnungsgemäße Organisation, Dokumentation und Sicherung betrieblicher Abläufe sowie für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen
- § 26 Abs. 1 BDSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses.
- Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen gemäß Artikel 6 (1f) DS-GVO
- Vertragserfüllung ("Beschäftigungsvertrag") gemäß Artikel 6 (1b) DS-GVO unter Berücksichtigung der speziellen Anforderungen des § 26 BDSG. Falls 'besondere Datenkategorien' betroffen sein sollten, so gelten die speziellen Anforderungen § 26 Abs. 3 BDSG
- Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gemäß Artikel 6 (1c) DS-GVO
- Vertragserfüllung gemäß Artikel 6 (1b) DS-GVO
Erläuterung zu der Mehrzahl an Rechtsgrundlagen:
Beschäftigtendaten werden verarbeitet, soweit dies für die Durchführung und Organisation des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Kunden-, Interessenten-, Lieferanten- und Geschäftspartnerdaten werden zur Vertragsanbahnung und Vertragsdurchführung, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten sowie zur ordnungsgemäßen Dokumentation und Organisation betrieblicher Abläufe verarbeitet.
Die jeweils maßgebliche Rechtsgrundlage richtet sich nach dem Inhalt des Dokuments, dem betroffenen Personenkreis und dem konkreten Verarbeitungszweck.
- Konkret welche "berechtigten Interessen" verfolgt der Verantwortliche?
Die berechtigten Interessen bestehen in einer einheitlichen und nachvollziehbaren Ablage geschäftlicher Unterlagen, der effizienten Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Mitarbeitern, der Sicherstellung der Verfügbarkeit betrieblicher Informationen, der Vermeidung von Informationsverlusten, der Dokumentation von Geschäftsvorgängen sowie der Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen.
- Gibt es gesetzliche oder vertragliche Notwendigkeiten? Was würde folgen, wenn Sie Ihre Daten nicht bereitstellen würden?
Die Bereitstellung der Daten ist teilweise für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses gemäß § 26 Abs. 1 BDSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie für die Anbahnung und Durchführung von Verträgen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO erforderlich.
Darüber hinaus können gesetzliche Dokumentations-, Nachweis- und Aufbewahrungspflichten bestehen, insbesondere gemäß §§ 238, 257 HGB und §§ 140, 147 AO in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Ohne Bereitstellung der erforderlichen Stamm-, Kontakt-, Vertrags-, Projekt- und Dokumentationsdaten können Geschäftsprozesse, Vertragsbeziehungen, Projekte und interne Arbeitsabläufe nicht oder nur eingeschränkt durchgeführt und nachgewiesen werden. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, ist eine vorzeitige Löschung der betreffenden Unterlagen nicht möglich.
- Wer sind die zugriffsberechtigten Empfänger (sowohl intern, als auch extern)?
- Abteilungsleiter / Bereichsleiter
- Außendienstmitarbeiter
- Buchhaltung
- Controlling
- Datenschutzbeauftragter
- Einkauf
- Geschäftsführung
- IT-Abteilung
- Marketing
- Personalabteilung
- Sachbearbeiter
- Vertriebsleiter
- Verwaltung
- Vertriebsmitarbeiter
- Qualitätsmanagement
- Beschäftigte
- IT-Dienstleister
- Wann werden die Daten wieder gelöscht?
- Sofort nach Wegfall der Erforderlichkeit: Entwürfe, Dubletten, temporäre Dateien, veraltete Arbeitskopien und offensichtlich nicht mehr benötigte Dokumente
-
6 Monate nach Abschluss: allgemeine organisatorische Unterlagen, Besprechungsnotizen und Arbeitsdokumente ohne Vertrags-, Nachweis- oder Rechtsrelevanz, sofern sie nicht mehr benötigt werden
-
3 Jahre nach Ende des Kalenderjahres: vertrags- und projektbezogene Dokumente, Korrespondenzen und sonstige Unterlagen, soweit diese für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sein können, gemäß §§ 195, 199 BGB
-
6 Jahre: empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich oder handelsrechtlich relevante Geschäftskorrespondenz gemäß § 257 Abs. 1 und 4 HGB sowie § 147 Abs. 1 und 3 AO
-
8 Jahre: Buchungsbelege, Rechnungen, Gutschriften und damit unmittelbar verbundene Unterlagen gemäß § 257 Abs. 1 Nr. 4 und Abs. 4 HGB sowie § 147 Abs. 1 Nr. 4 und Abs. 3 AO
-
10 Jahre: Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen gemäß § 257 Abs. 1 und 4 HGB sowie § 147 Abs. 1 und 3 AO
-
Nach Ausscheiden eines Mitarbeiters oder Entzug einer Zuständigkeit: unverzügliche Anpassung oder Entziehung der Zugriffsberechtigungen
- Löschung personenbezogener Arbeitsunterlagen nach Wegfall des Zwecks und Ablauf einschlägiger Aufbewahrungs- oder Verjährungsfristen
-
Backup-Daten: Löschung beziehungsweise Überschreibung nach dem festgelegten Sicherungszyklus, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder dokumentierte Notwendigkeit zur Wiederherstellung besteht.
- Welche Kategorien von Daten werden verarbeitet?
- Stammdaten
- Kontaktdaten
- E-Mail
- Belege
- Benutzerrechte
- Nutzungsdaten
- Logdaten technischer Art
- sämtliche EDV-relevanten Daten
- Adressdaten
- Backup- und Archivdaten
- Bestell- und Lieferdaten
- Gesprächs- oder Sitzungsprotokolle
- Korrespondenzen
- Projekt-Daten
- Vertragsdaten
- Vor- und Zuname
- Notizen
- Zugangsberechtigungen
- Welche Personen sind betroffen?
- Auszubildende
- Beschäftigte
- Bewerber auf Beschäftigungsverhältnis
- Dienstleister
- Geschäftspartner
- Interessenten
- Kunden
- Lieferanten
- Projektmitarbeiter
- Vertragspartner
- Vertriebspartner
- Zeit- und Leiharbeitnehmer
- Servicepartner
- Freie Mitarbeiter
- Das Recht auf "Auskunft"
Sie haben ein Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden Daten. Genau dies wird mit dem hier vorliegenden Dokument weitgehend gewährleistet. Wenn Sie weitere Fragen bzw. Anliegen haben, so können Sie uns natürlich gerne kontaktieren.
- Das Recht auf "Berichtigung" unrichtiger Daten
Sie haben generell das Recht auf eine Berichtigung unrichtiger Daten. Bitte nehmen Sie hierzu Kontakt zu uns auf.
- Das Recht auf "Löschung Ihrer Daten"
Sie haben ein Recht auf Löschung Ihrer Daten, sofern (a) die Daten nicht mehr notwendig sind, (b) Sie ggf. Ihre Einwilligung widerrufen haben bzw. es keine andere Rechtsgrundlage (mehr) gibt, (c) Sie zu Recht widersprochen haben, (d) die Daten zu Unrecht verarbeitet wurden, (e) die Löschung gesetzlich geboten ist, (f) die Daten von Kindern stammen und gelöscht werden sollen. Bitte beachten Sie, dass gemäß Artikel 17 (3) DS-GVO möglicherweise nicht gelöscht werden kann/darf.
- Das Recht auf "Einschränkung der Verarbeitung"
Sie haben ein Recht auf eine "Sperrung" Ihrer Daten, sofern (a) Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten, (b) die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie eine Löschung verneinen, (c) die Daten von uns nicht mehr benötigt werden, aber Sie die Daten wegen eigener Rechtsansprüchen noch benötigen, (d) Sie Widerspruch gegen die Vearbeitung eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob die berechtigten Interessen des Verantwortlichen überwiegen.
- Das Recht auf "Widerspruch gegen die Verarbeitung"
Sie haben das Recht der Verarbeitung zu widersprechen, sofern Gründe aus Ihrer BESONDEREN SITUATION dafür vorliegen. Unsererseits wird abgewogen, ob wir zwingende schutzwürdige Gründe für eine Verarbeitung haben.
- Das Recht auf "Widerruf von Einwilligungen"
Sie haben ein Recht auf Widerruf von Einwilligungen (sofern dies für die hier beschriebene Verarbeitung relevant ist). Der Widerruf gilt nur für die Zukunft.
- Das Recht auf "Datenübertragbarkeit"
Sie haben ein Recht auf Aushändigung Ihrer Daten ("Datenübertragbarkeit"), sofern (a) die Rechtsgrundlage auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht, und (b) Sie diese Daten eigenhändig zur Verfügung gestellt haben, und (c) die Daten automatisiert verarbeitet werden. Sofern diese Voraussetzungen gegeben sind, so können Sie auch verlangen, dass wir die Daten an einen Empfänger Ihrer Wahl weitergeben.
- Das Recht auf "Beschwerde"
Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer beliebigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Die Kontaktdaten der für uns zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde lauten: LDI Hamburg, Kurt-Schumacher-Allee 4, 20097 Hamburg GERMANY, Tel. 0049-40-42854-4040, www.datenschutz-hamburg.de.
Gerne können Sie zuerst Kontakt zu uns aufnehmen, bevor Sie sich bei der Aufsichtsbehörde melden; unser(e) sehr kompetente(r) betriebliche(r) Datenschutzbeauftragte(r) kümmert sich viel schneller und genauso gründlich um Ihr Anliegen. Falls wir Ihnen nicht weiterhelfen können, so können Sie sich anschließend immer noch an die Aufsichtsbehörde wenden.
- Daten-Erhebung durch Dritte
Personenbezogene Daten können teilweise durch Dritte übermittelt oder in Dokumenten bereitgestellt werden, insbesondere durch Arbeitgeber, Beschäftigte, Kunden, Interessenten, Lieferanten, Dienstleister, Vertriebs- und Servicepartner sowie sonstige Geschäftspartner.
Dies betrifft insbesondere Stamm- und Kontaktdaten, Angaben zur Funktion und Unternehmenszugehörigkeit, Vertrags-, Auftrags-, Projekt- und Lieferdaten, Korrespondenzen, Besprechungsprotokolle, technische Unterlagen und sonstige geschäftliche Dokumente.
Die Herkunft und der Zeitpunkt der Erhebung ergeben sich grundsätzlich aus dem jeweiligen Dokument, der Korrespondenz, dem Bearbeitungsvermerk oder den Dateieigenschaften.
- Findet Profiling statt? Werden persönliche Aspekte analysiert oder vorhergesagt? Findet eine automatisierte Einzelfall-Entscheidung statt?
Nein, dies findet nicht statt.
- Gibt es Daten-Transfers an Empfänger in Drittländern (also außerhalb der EU)?
Nein (Nicht erforderlich, soweit die Verarbeitung ausschließlich in der EU beziehungsweise im EWR erfolgt. Werden Unterauftragsverarbeiter oder Cloud-Dienste in Drittländern eingesetzt, gelten die im Auftragsverarbeitungsvertrag vereinbarten Garantien.)
- Gibt es mehrere Verantwortliche im Sinne einer "gemeinsamen Verantwortlichkeit"?
Nein, es gibt nur den EINEN oben genannten Verantwortlichen.
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