Telefonanlage und betriebliche Telefonie

Im Folgenden informieren wir Sie ausführlich über alle wichtigen Details dieser Datenverarbeitung. Wir nehmen Bezug auf alle Auskunftspflichten, die aus den Artikeln 13, 14, 15, 26 und 30 der DS-GVO resultieren.

  1. Was ist der Zweck dieser Verarbeitung?
    Bereitstellung und Nutzung der betrieblichen Telefonanlage zur internen und externen geschäftlichen Kommunikation. Die Verarbeitung dient der telefonischen Erreichbarkeit, der Zuordnung und Verwaltung von Rufnummern und Nebenstellen, der Weiterleitung von Anrufen sowie dem Betrieb von Mailbox- und Telefoniefunktionen.
     
  2. Wer ist für diese Verarbeitung verantwortlich?
    TOA Electronics Europe GmbH
    Adresse: Süderstrasse 282 | 20537 Hamburg
    Telefon: 040 - 25 17 190
    Internet: https://www.toa.eu/
    E-Mail: contact@toa-eu.com
     
  3. Wer ist als betrieblicher Datenschutzbeauftragter benannt?
    André Schombel I Data-Protection-Service I 22399 Hamburg I 040-97071915 I a.schombel@data-protection-service.de
     
  4. Was ist die rechtliche Grundlage? Warum ist diese Verarbeitung zulässig?
    • § 26 Abs. 1 BDSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Bereitstellung und Nutzung der betrieblichen Telefonie für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist
    • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die telefonische Anbahnung und Durchführung von Vertrags- und Geschäftsbeziehungen
    • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Sicherstellung der geschäftlichen Erreichbarkeit, die Organisation der internen und externen Kommunikation, die Verwaltung der Telefonanlage sowie die Gewährleistung von Betrieb und IT-Sicherheit.
    • Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen gemäß Artikel 6 (1f) DS-GVO
    • Vertragserfüllung ("Beschäftigungsvertrag") gemäß Artikel 6 (1b) DS-GVO unter Berücksichtigung der speziellen Anforderungen des § 26 BDSG. Falls 'besondere Datenkategorien' betroffen sein sollten, so gelten die speziellen Anforderungen § 26 Abs. 3 BDSG
    • Vertragserfüllung gemäß Artikel 6 (1b) DS-GVO

    Erläuterung zu der Mehrzahl an Rechtsgrundlagen:
    Die Zuordnung und Nutzung betrieblicher Rufnummern durch Mitarbeiter erfolgt auf Grundlage von § 26 Abs. 1 BDSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die telefonische Kommunikation mit Kunden, Interessenten, Lieferanten und sonstigen Geschäftspartnern erfolgt abhängig vom Anlass zur Vertragsanbahnung oder Vertragsdurchführung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder zur Wahrung berechtigter Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die technische Verwaltung, Sicherung und Störungsbeseitigung der Telefonanlage erfolgt auf Grundlage des berechtigten Interesses an einem zuverlässigen und sicheren Kommunikationsbetrieb.
     
  5. Konkret welche "berechtigten Interessen" verfolgt der Verantwortliche?
    Die berechtigten Interessen bestehen in der Sicherstellung der internen und externen geschäftlichen Erreichbarkeit, der effizienten Kommunikation mit Kunden, Interessenten, Lieferanten und sonstigen Geschäftspartnern, der Zuordnung und Verwaltung betrieblicher Rufnummern und Nebenstellen sowie dem sicheren und störungsfreien Betrieb der Telefonanlage.
     
  6. Gibt es gesetzliche oder vertragliche Notwendigkeiten? Was würde folgen, wenn Sie Ihre Daten nicht bereitstellen würden?
    Die Bereitstellung der erforderlichen Mitarbeiter-, Kontakt-, Benutzer- und Rufnummerndaten ist für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses gemäß § 26 Abs. 1 BDSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO erforderlich, soweit dem Mitarbeiter eine betriebliche Rufnummer oder Nebenstelle zur Erfüllung seiner Aufgaben zugeordnet wird.

    Bei Kunden, Interessenten, Lieferanten und sonstigen Geschäftspartnern erfolgt die Verarbeitung der Telefonnummer und der erforderlichen Kommunikationsdaten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die telefonische Kommunikation der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dient.

    Ohne Bereitstellung der erforderlichen Rufnummern-, Kontakt- und Zuordnungsdaten ist eine telefonische Kontaktaufnahme, Rückmeldung, Weiterleitung oder Zuordnung zu einem Ansprechpartner nicht oder nur eingeschränkt möglich. Eine gesetzliche Verpflichtung zur Bereitstellung einer Telefonnummer besteht grundsätzlich nicht.
     
  7. Wer sind die zugriffsberechtigten Empfänger (sowohl intern, als auch extern)?
    • Abteilungsleiter/Bereichsleiter 
    • Datenschutzbeauftragter 
    • Geschäftsführung 
    • IT-Abteilung 
    • Verwaltung 
    • Beschäftigte 
    • Telekommunikations-Diensteanbieter 
     
  8. Wann werden die Daten wieder gelöscht?
    • Sofort nach Wegfall der Erforderlichkeit: nicht mehr benötigte Rufumleitungen, temporäre Konfigurationen, fehlerhafte Einträge und sonstige nicht mehr erforderliche Telefoniedaten 
    • 7–30 Tage: Anruflisten zu eingehenden, ausgehenden und verpassten Anrufen auf Endgeräten oder in der Telefonanlage, soweit sie nicht zuvor durch den Benutzer gelöscht werden und keine längere Speicherung technisch vorgegeben oder erforderlich ist 
    • 30 Tage: Mailboxnachrichten nach Abhören beziehungsweise Bearbeitung, sofern sie nicht bereits früher gelöscht werden 
    • 3 Monate: technische Fehler-, Sicherheits- und Verbindungsprotokolle, soweit sie nicht länger zur Störungsanalyse oder IT-Sicherheit erforderlich sind 
    • Sofort bei Aufgabenwechsel oder Ausscheiden: Sperrung beziehungsweise Anpassung der Nebenstelle, Rufnummer, Mailbox, Rufumleitung und Administrationsberechtigungen 
    • 3 Jahre nach Ende des Kalenderjahres: Dokumentation konkreter Störungen, Missbrauchsfälle, Schäden oder sonstiger Vorgänge, soweit die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind 
    • Keine Speicherung: Gesprächsinhalte, da Telefongespräche nicht aufgezeichnet werden 
    • Einzelverbindungsnachweise, da diese durch TOA nicht erstellt oder ausgewertet werden. 
     
  9. Welche Kategorien von Daten werden verarbeitet?
    • Kontaktdaten
    • Stammdaten
    • An- und Abmeldedaten
    • Benutzerrechte
    • Nutzungsdaten
    • Logdaten technischer Art
    • Vor- und Zuname
    • Notizen
    • Zugangsberechtigungen
    • Verbindungsprotokolle von Telefon und Fax
    • Telefonanlagen-Konfigurationsdaten
     
  10. Welche Personen sind betroffen?
    • Personen, mit denen telefonische Kontakte bestehen
    • Auszubildende
    • Beschäftigte
    • Dienstleister
    • Geschäftspartner
    • Interessenten
    • Kunden
    • Lieferanten
    • Vertragspartner
    • Vertriebspartner
    • Zeit- und Leiharbeitnehmer
    • Servicepartner
    • Freie Mitarbeiter
     
  11. Das Recht auf "Auskunft"
    Sie haben ein Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden Daten. Genau dies wird mit dem hier vorliegenden Dokument weitgehend gewährleistet. Wenn Sie weitere Fragen bzw. Anliegen haben, so können Sie uns natürlich gerne kontaktieren.
     
  12. Das Recht auf "Berichtigung" unrichtiger Daten
    Sie haben generell das Recht auf eine Berichtigung unrichtiger Daten. Bitte nehmen Sie hierzu Kontakt zu uns auf.
     
  13. Das Recht auf "Löschung Ihrer Daten"
    Sie haben ein Recht auf Löschung Ihrer Daten, sofern (a) die Daten nicht mehr notwendig sind, (b) Sie ggf. Ihre Einwilligung widerrufen haben bzw. es keine andere Rechtsgrundlage (mehr) gibt, (c) Sie zu Recht widersprochen haben, (d) die Daten zu Unrecht verarbeitet wurden, (e) die Löschung gesetzlich geboten ist, (f) die Daten von Kindern stammen und gelöscht werden sollen. Bitte beachten Sie, dass gemäß Artikel 17 (3) DS-GVO möglicherweise nicht gelöscht werden kann/darf.
     
  14. Das Recht auf "Einschränkung der Verarbeitung"
    Sie haben ein Recht auf eine "Sperrung" Ihrer Daten, sofern (a) Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten, (b) die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie eine Löschung verneinen, (c) die Daten von uns nicht mehr benötigt werden, aber Sie die Daten wegen eigener Rechtsansprüchen noch benötigen, (d) Sie Widerspruch gegen die Vearbeitung eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob die berechtigten Interessen des Verantwortlichen überwiegen.
     
  15. Das Recht auf "Widerspruch gegen die Verarbeitung"
    Sie haben das Recht der Verarbeitung zu widersprechen, sofern Gründe aus Ihrer BESONDEREN SITUATION dafür vorliegen. Unsererseits wird abgewogen, ob wir zwingende schutzwürdige Gründe für eine Verarbeitung haben.
     
  16. Das Recht auf "Widerruf von Einwilligungen"
    Sie haben ein Recht auf Widerruf von Einwilligungen (sofern dies für die hier beschriebene Verarbeitung relevant ist). Der Widerruf gilt nur für die Zukunft.
     
  17. Das Recht auf "Datenübertragbarkeit"
    Sie haben ein Recht auf Aushändigung Ihrer Daten ("Datenübertragbarkeit"), sofern (a) die Rechtsgrundlage auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht, und (b) Sie diese Daten eigenhändig zur Verfügung gestellt haben, und (c) die Daten automatisiert verarbeitet werden. Sofern diese Voraussetzungen gegeben sind, so können Sie auch verlangen, dass wir die Daten an einen Empfänger Ihrer Wahl weitergeben.
     
  18. Das Recht auf "Beschwerde"
    Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer beliebigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Die Kontaktdaten der für uns zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde lauten: LDI Hamburg, Kurt-Schumacher-Allee 4, 20097 Hamburg GERMANY, Tel. 0049-40-42854-4040, www.datenschutz-hamburg.de.
    Gerne können Sie zuerst Kontakt zu uns aufnehmen, bevor Sie sich bei der Aufsichtsbehörde melden; unser(e) sehr kompetente(r) betriebliche(r) Datenschutzbeauftragte(r) kümmert sich viel schneller und genauso gründlich um Ihr Anliegen. Falls wir Ihnen nicht weiterhelfen können, so können Sie sich anschließend immer noch an die Aufsichtsbehörde wenden.
     
  19. Daten-Erhebung durch Dritte
    Nein, es werden keine Daten durch Dritte erhoben. Somit werden also sämtliche Daten durch uns selbst erfragt/erhoben.
     
  20. Findet Profiling statt? Werden persönliche Aspekte analysiert oder vorhergesagt? Findet eine automatisierte Einzelfall-Entscheidung statt?
    Nein, dies findet nicht statt.
     
  21. Gibt es Daten-Transfers an Empfänger in Drittländern (also außerhalb der EU)?
    Der unmittelbare Empfänger, die Vodafone GmbH, hat seinen Sitz in Deutschland. Nach aktuellem Kenntnisstand erfolgt die Übermittlung daher unmittelbar an einen Empfänger innerhalb der EU beziehungsweise des EWR.

    Nicht ausgeschlossen werden können Zugriffe oder weitere Verarbeitungen durch konzernangehörige Gesellschaften, technische Dienstleister oder Unterauftragnehmer außerhalb des EWR. Ob und in welchem Umfang solche Drittlandverarbeitungen bei dem konkret eingesetzten Vodafone-Produkt erfolgen, ist anhand der Vertragsunterlagen, Datenschutzhinweise und Unterauftragnehmerinformationen zu prüfen. (Für die unmittelbare Übermittlung an die in Deutschland ansässige Vodafone GmbH sind keine Garantien gemäß Art. 46 DSGVO erforderlich.

    Soweit Vodafone personenbezogene Daten an Empfänger außerhalb des EWR übermittelt oder Zugriffe aus Drittländern ermöglicht, müssen die jeweils anwendbaren Garantien durch Vodafone nachgewiesen werden. In Betracht kommen ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO sowie erforderlichenfalls ergänzende technische und organisatorische Schutzmaßnahmen.)
     
  22. Gibt es mehrere Verantwortliche im Sinne einer "gemeinsamen Verantwortlichkeit"?
    Nein, es gibt nur den EINEN oben genannten Verantwortlichen.