- Was ist der Zweck dieser Verarbeitung?
Verwaltung betrieblicher Versicherungen; Kommunikation mit dem Versicherungsmakler und den jeweiligen Versicherungsunternehmen; Meldung, Prüfung und Abwicklung betrieblicher Schadensfälle; Geltendmachung, Durchsetzung und Abwehr versicherungsbezogener Ansprüche
- Wer ist für diese Verarbeitung verantwortlich?
TOA Electronics Europe GmbH
Adresse: Süderstrasse 282 | 20537 Hamburg
Telefon: 040 - 25 17 190
Internet: https://www.toa.eu/
E-Mail: contact@toa-eu.com
- Wer ist als betrieblicher Datenschutzbeauftragter benannt?
André Schombel I Data-Protection-Service I 22399 Hamburg I 040-97071915 I a.schombel@data-protection-service.de
- Was ist die rechtliche Grundlage? Warum ist diese Verarbeitung zulässig?
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit personenbezogene Daten zur Durchführung oder Abwicklung eines Versicherungsvertrags verarbeitet werden
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit gesetzlichen Anzeige-, Auskunfts-, Mitwirkungs- oder Nachweispflichten
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Verwaltung des betrieblichen Versicherungsschutzes, zur Aufklärung und Abwicklung von Schadensfällen sowie zur Geltendmachung, Durchsetzung und Abwehr versicherungsbezogener Ansprüche
- § 26 Abs. 1 BDSG, soweit Beschäftigtendaten im Zusammenhang mit betrieblichen Schadensfällen oder Versicherungsleistungen verarbeitet werden
- Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO, soweit Gesundheitsdaten oder andere besondere Kategorien personenbezogener Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind.
- Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen gemäß Artikel 6 (1f) DS-GVO
- Vertragserfüllung ("Beschäftigungsvertrag") gemäß Artikel 6 (1b) DS-GVO unter Berücksichtigung der speziellen Anforderungen des § 26 BDSG. Falls 'besondere Datenkategorien' betroffen sein sollten, so gelten die speziellen Anforderungen § 26 Abs. 3 BDSG
- Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gemäß Artikel 6 (1c) DS-GVO
- Vertragserfüllung gemäß Artikel 6 (1b) DS-GVO
Erläuterung zu der Mehrzahl an Rechtsgrundlagen:
Die jeweils anzuwendende Rechtsgrundlage richtet sich nach dem Versicherungs- oder Schadensfall. Vertragsbezogene Verarbeitungen erfolgen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Gesetzlich vorgeschriebene Verarbeitungen werden auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO gestützt. Beschäftigtendaten werden nach § 26 Abs. 1 BDSG verarbeitet. Die Verwaltung des Versicherungsschutzes sowie die Aufklärung und Abwicklung von Schadensfällen erfolgt ergänzend auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten zur Bearbeitung von Rechtsansprüchen erforderlich sind, gilt Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO.
- Konkret welche "berechtigten Interessen" verfolgt der Verantwortliche?
Sicherstellung eines angemessenen betrieblichen Versicherungsschutzes; ordnungsgemäße Meldung und Abwicklung von Schadensfällen; Aufklärung von Schadensursachen und Schadensumständen; Begrenzung wirtschaftlicher Schäden; Durchsetzung von Versicherungsleistungen; Geltendmachung, Durchsetzung und Abwehr von Schadensersatz- und Haftungsansprüchen
- Gibt es gesetzliche oder vertragliche Notwendigkeiten? Was würde folgen, wenn Sie Ihre Daten nicht bereitstellen würden?
Die Bereitstellung personenbezogener Daten kann zur Durchführung und Abwicklung eines Versicherungsvertrags gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO oder im Beschäftigungsverhältnis gemäß § 26 Abs. 1 BDSG erforderlich sein. Ohne die erforderlichen Angaben können Schadensfälle nicht vollständig geprüft oder gegenüber dem Versicherungsmakler und dem jeweiligen Versicherungsunternehmen gemeldet und abgewickelt werden. Versicherungsleistungen oder Schadensersatzansprüche können dadurch möglicherweise nicht geltend gemacht oder gewährt werden.
- Wer sind die zugriffsberechtigten Empfänger (sowohl intern, als auch extern)?
- Personalabteilung
- Buchhaltung
- Geschäftsführung
- Personalabteilung
- Verwaltung
- IT- und Cloud-Dienstleister
- IT-Dienstleister
- Versicherung
- Wann werden die Daten wieder gelöscht?
- Sofort nach Wegfall der Erforderlichkeit Daten löschen, die nicht mehr für die Bearbeitung des Versicherungs- oder Schadensfalls benötigt werden und keiner Aufbewahrungspflicht unterliegen
-
3 Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem der Schadensfall abschließend bearbeitet wurde, allgemeine Schadenskorrespondenz und Unterlagen zur Sicherung möglicher Ansprüche löschen, sofern keine längere Verjährungsfrist gilt
-
6 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige geschäftliche Korrespondenz gemäß § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 HGB und § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 AO löschen
-
8 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres Rechnungen, Buchungsbelege und sonstige abrechnungsrelevante Unterlagen gemäß § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB und § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO löschen
-
Bis zum rechtskräftigen Abschluss und Ablauf der einschlägigen Verjährungs- oder Vollstreckungsfristen Unterlagen zu offenen Schadensersatz-, Haftungs- oder Versicherungsansprüchen aufbewahren.
- Welche Kategorien von Daten werden verarbeitet?
- Adressdaten
- Belege (Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen, Reisekosten ...)
- E-Mail (Datum, Empfänger, Text, Anhänge)
- Fuhrpark-Verwaltungsdaten
- Gesprächs- oder Sitzungsprotokolle
- IBAN
- Korrespondenzen
- Unfalldaten
- Vertragsdaten
- Vor- und Zuname
- Zahlungsverkehr-Daten
- KFZ-Dokumenten Daten
- Versicherungsdaten
- Notizen
- Sonstiges
- Welche Personen sind betroffen?
- Beschäftigte
- Dienstleister
- Fahrer/innen
- Geschäftspartner
- Kunden
- Lieferanten
- Vertragspartner
- Das Recht auf "Auskunft"
Sie haben ein Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden Daten. Genau dies wird mit dem hier vorliegenden Dokument weitgehend gewährleistet. Wenn Sie weitere Fragen bzw. Anliegen haben, so können Sie uns natürlich gerne kontaktieren.
- Das Recht auf "Berichtigung" unrichtiger Daten
Sie haben generell das Recht auf eine Berichtigung unrichtiger Daten. Bitte nehmen Sie hierzu Kontakt zu uns auf.
- Das Recht auf "Löschung Ihrer Daten"
Sie haben ein Recht auf Löschung Ihrer Daten, sofern (a) die Daten nicht mehr notwendig sind, (b) Sie ggf. Ihre Einwilligung widerrufen haben bzw. es keine andere Rechtsgrundlage (mehr) gibt, (c) Sie zu Recht widersprochen haben, (d) die Daten zu Unrecht verarbeitet wurden, (e) die Löschung gesetzlich geboten ist, (f) die Daten von Kindern stammen und gelöscht werden sollen. Bitte beachten Sie, dass gemäß Artikel 17 (3) DS-GVO möglicherweise nicht gelöscht werden kann/darf.
- Das Recht auf "Einschränkung der Verarbeitung"
Sie haben ein Recht auf eine "Sperrung" Ihrer Daten, sofern (a) Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten, (b) die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie eine Löschung verneinen, (c) die Daten von uns nicht mehr benötigt werden, aber Sie die Daten wegen eigener Rechtsansprüchen noch benötigen, (d) Sie Widerspruch gegen die Vearbeitung eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob die berechtigten Interessen des Verantwortlichen überwiegen.
- Das Recht auf "Widerspruch gegen die Verarbeitung"
Sie haben das Recht der Verarbeitung zu widersprechen, sofern Gründe aus Ihrer BESONDEREN SITUATION dafür vorliegen. Unsererseits wird abgewogen, ob wir zwingende schutzwürdige Gründe für eine Verarbeitung haben.
- Das Recht auf "Widerruf von Einwilligungen"
Sie haben ein Recht auf Widerruf von Einwilligungen (sofern dies für die hier beschriebene Verarbeitung relevant ist). Der Widerruf gilt nur für die Zukunft.
- Das Recht auf "Datenübertragbarkeit"
Sie haben ein Recht auf Aushändigung Ihrer Daten ("Datenübertragbarkeit"), sofern (a) die Rechtsgrundlage auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht, und (b) Sie diese Daten eigenhändig zur Verfügung gestellt haben, und (c) die Daten automatisiert verarbeitet werden. Sofern diese Voraussetzungen gegeben sind, so können Sie auch verlangen, dass wir die Daten an einen Empfänger Ihrer Wahl weitergeben.
- Das Recht auf "Beschwerde"
Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer beliebigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Die Kontaktdaten der für uns zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde lauten: LDI Hamburg, Kurt-Schumacher-Allee 4, 20097 Hamburg GERMANY, Tel. 0049-40-42854-4040, www.datenschutz-hamburg.de.
Gerne können Sie zuerst Kontakt zu uns aufnehmen, bevor Sie sich bei der Aufsichtsbehörde melden; unser(e) sehr kompetente(r) betriebliche(r) Datenschutzbeauftragte(r) kümmert sich viel schneller und genauso gründlich um Ihr Anliegen. Falls wir Ihnen nicht weiterhelfen können, so können Sie sich anschließend immer noch an die Aufsichtsbehörde wenden.
- Daten-Erhebung durch Dritte
Nein, es werden keine Daten durch Dritte erhoben. Somit werden also sämtliche Daten durch uns selbst erfragt/erhoben.
- Findet Profiling statt? Werden persönliche Aspekte analysiert oder vorhergesagt? Findet eine automatisierte Einzelfall-Entscheidung statt?
Nein, dies findet nicht statt.
- Gibt es Daten-Transfers an Empfänger in Drittländern (also außerhalb der EU)?
Daten werden grundsätzlich innerhalb der EU beziehungsweise des EWR verarbeitet. Begrenzte Zugriffe oder Verarbeitungen aus Drittländern können insbesondere durch Support, Sicherheit oder Unterauftragsverarbeiter erfolgen. (Microsoft Products and Services Data Protection Addendum; EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO; ergänzende technische und organisatorische Maßnahmen; EU-Datengrenze; gegebenenfalls Angemessenheitsbeschlüsse oder EU-US Data Privacy Framework.)
Nein (Nicht erforderlich, soweit die Verarbeitung ausschließlich in der EU beziehungsweise im EWR erfolgt. Werden Unterauftragsverarbeiter oder Cloud-Dienste in Drittländern eingesetzt, gelten die im Auftragsverarbeitungsvertrag vereinbarten Garantien.)
Nein (Nicht erforderlich, soweit der Empfänger in Deutschland beziehungsweise innerhalb der EU oder des EWR ansässig ist.)
- Gibt es mehrere Verantwortliche im Sinne einer "gemeinsamen Verantwortlichkeit"?
Nein, es gibt nur den EINEN oben genannten Verantwortlichen.
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