- Was ist der Zweck dieser Verarbeitung?
Leitung, Steuerung und Organisation des Unternehmens; Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation von Geschäftsführungs- und Gesellschafterentscheidungen; Verwaltung gesellschaftsrechtlicher Unterlagen; Kommunikation mit Gesellschaftern, verbundenen Unternehmen, Notaren, Gerichten und Behörden; Durchführung von Handelsregisterangelegenheiten
- Wer ist für diese Verarbeitung verantwortlich?
TOA Electronics Europe GmbH
Adresse: Süderstrasse 282 | 20537 Hamburg
Telefon: 040 - 25 17 190
Internet: https://www.toa.eu/
E-Mail: contact@toa-eu.com
- Wer ist als betrieblicher Datenschutzbeauftragter benannt?
André Schombel I Data-Protection-Service I 22399 Hamburg I 040-97071915 I a.schombel@data-protection-service.de
- Was ist die rechtliche Grundlage? Warum ist diese Verarbeitung zulässig?
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den gesellschafts- und handelsrechtlichen Pflichten der Geschäftsführung, insbesondere §§ 35, 39, 40, 46, 48 und 51a GmbHG sowie §§ 238 und 257 HGB
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Leitung, Organisation und Steuerung des Unternehmens, zur internen Entscheidungsfindung, zur Verwaltung gesellschaftsrechtlicher Beteiligungen und zur Kommunikation innerhalb der Unternehmensgruppe
- § 26 Abs. 1 BDSG, soweit Beschäftigtendaten im Zusammenhang mit Geschäftsführungsentscheidungen, Vollmachten, Zuständigkeiten oder der betrieblichen Organisation verarbeitet werden.
Änderungen bei Geschäftsführern müssen zum Handelsregister angemeldet werden. Änderungen bei Gesellschaftern oder Beteiligungen erfordern eine aktualisierte Gesellschafterliste mit personenbezogenen Angaben. Das GmbHG regelt außerdem Gesellschafterbeschlüsse sowie Auskunfts- und Einsichtsrechte der Gesellschafter.
- Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen gemäß Artikel 6 (1f) DS-GVO
- Vertragserfüllung ("Beschäftigungsvertrag") gemäß Artikel 6 (1b) DS-GVO unter Berücksichtigung der speziellen Anforderungen des § 26 BDSG. Falls 'besondere Datenkategorien' betroffen sein sollten, so gelten die speziellen Anforderungen § 26 Abs. 3 BDSG
- Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gemäß Artikel 6 (1c) DS-GVO
Erläuterung zu der Mehrzahl an Rechtsgrundlagen:
Die Verarbeitung gesetzlich vorgeschriebener Angaben zu Geschäftsführern, Gesellschaftern, Vertretungsbefugnissen und Handelsregistervorgängen erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den einschlägigen Vorschriften des GmbHG und HGB. Die allgemeine Leitung, Organisation und Steuerung des Unternehmens sowie die konzerninterne Abstimmung erfolgen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit Beschäftigtendaten im Rahmen ihrer betrieblichen Funktion, Zuständigkeit oder Vollmacht verarbeitet werden, erfolgt dies ergänzend gemäß § 26 Abs. 1 BDSG.
- Konkret welche "berechtigten Interessen" verfolgt der Verantwortliche?
Ordnungsgemäße Leitung, Organisation und Steuerung des Unternehmens; Vorbereitung und Dokumentation unternehmerischer Entscheidungen; Koordination mit Gesellschaftern und verbundenen Unternehmen; Wahrnehmung von Beteiligungs- und Kontrollrechten; Sicherung der Handlungs- und Vertretungsfähigkeit der Gesellschaft; nachvollziehbare Dokumentation von Zuständigkeiten, Vollmachten und Beschlüssen.
- Gibt es gesetzliche oder vertragliche Notwendigkeiten? Was würde folgen, wenn Sie Ihre Daten nicht bereitstellen würden?
Die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten ist aufgrund gesellschafts- und handelsrechtlicher Vorschriften erforderlich. Dies betrifft insbesondere Angaben zu Geschäftsführern und Gesellschaftern, die für Handelsregisteranmeldungen, Gesellschafterlisten, Vertretungsnachweise und gesellschaftsrechtliche Beschlüsse benötigt werden. Ohne diese Angaben können gesetzlich vorgeschriebene Registermeldungen, gesellschaftsrechtliche Entscheidungen und die ordnungsgemäße Vertretung der Gesellschaft nicht oder nicht vollständig durchgeführt und dokumentiert werden. Die gesetzlich erforderlichen Angaben zu Gesellschaftern umfassen insbesondere Name, Vorname, Geburtsdatum, Wohnort und Beteiligungsumfang.
- Wer sind die zugriffsberechtigten Empfänger (sowohl intern, als auch extern)?
- Buchhaltung, soweit finanzielle oder gesellschaftsrechtliche Unterlagen betroffen sind
- Assistenz der Geschäftsführung
- Geschäftsführung
- Verwaltung
- IT- und Cloud-Dienstleister
- Gesellschafter / Unternehmen der Unternehmensgruppe
- IT-Dienstleister
- Wann werden die Daten wieder gelöscht?
- Sofort nach Wegfall der Erforderlichkeit nicht mehr benötigte Entwürfe, Dubletten und rein vorbereitende Unterlagen löschen
-
3 Jahre nach Abschluss des jeweiligen Vorgangs allgemeine Arbeitsunterlagen, Gesprächsnotizen und nicht aufbewahrungspflichtige Korrespondenz löschen, sofern sie nicht mehr zur Dokumentation von Entscheidungen oder zur Sicherung möglicher Ansprüche erforderlich sind
-
6 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe sowie entsprechende geschäftliche Korrespondenz gemäß § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 4 HGB löschen
-
10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Organisationsunterlagen gemäß § 257 HGB und § 147 AO löschen
-
Gesellschaftsverträge, Gesellschafterlisten, Geschäftsführungs- und Gesellschafterbeschlüsse, notarielle Urkunden, Handelsregisterunterlagen und Vollmachten für die Dauer ihrer rechtlichen und gesellschaftsrechtlichen Bedeutung aufbewahren und nach Wegfall der Erforderlichkeit sowie Ablauf einschlägiger Nachweis- und Verjährungsfristen löschen.
- Welche Kategorien von Daten werden verarbeitet?
- Kontaktdaten
- Stammdaten
- Vertragsdaten
- Korrespondenzen
- E-Mail (Datum, Empfänger, Text, Anhänge)
- Gesprächs- oder Sitzungsprotokolle
- Legitimationsdaten
- Notizen
- Belege
- Sonstiges
- Adressdaten
- E-Mail (Datum, Empfänger, Text, Anhänge)
- Gesprächs- oder Sitzungsprotokolle
- Geburtsdatum
- Korrespondenzen
- Vertragsdaten
- Vor- und Zuname
- Notizen
- Sonstiges
- Welche Personen sind betroffen?
- Beschäftigte
- Geschäftspartner
- Investoren
- Vertragspartner
- Das Recht auf "Auskunft"
Sie haben ein Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden Daten. Genau dies wird mit dem hier vorliegenden Dokument weitgehend gewährleistet. Wenn Sie weitere Fragen bzw. Anliegen haben, so können Sie uns natürlich gerne kontaktieren.
- Das Recht auf "Berichtigung" unrichtiger Daten
Sie haben generell das Recht auf eine Berichtigung unrichtiger Daten. Bitte nehmen Sie hierzu Kontakt zu uns auf.
- Das Recht auf "Löschung Ihrer Daten"
Sie haben ein Recht auf Löschung Ihrer Daten, sofern (a) die Daten nicht mehr notwendig sind, (b) Sie ggf. Ihre Einwilligung widerrufen haben bzw. es keine andere Rechtsgrundlage (mehr) gibt, (c) Sie zu Recht widersprochen haben, (d) die Daten zu Unrecht verarbeitet wurden, (e) die Löschung gesetzlich geboten ist, (f) die Daten von Kindern stammen und gelöscht werden sollen. Bitte beachten Sie, dass gemäß Artikel 17 (3) DS-GVO möglicherweise nicht gelöscht werden kann/darf.
- Das Recht auf "Einschränkung der Verarbeitung"
Sie haben ein Recht auf eine "Sperrung" Ihrer Daten, sofern (a) Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten, (b) die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie eine Löschung verneinen, (c) die Daten von uns nicht mehr benötigt werden, aber Sie die Daten wegen eigener Rechtsansprüchen noch benötigen, (d) Sie Widerspruch gegen die Vearbeitung eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob die berechtigten Interessen des Verantwortlichen überwiegen.
- Das Recht auf "Widerspruch gegen die Verarbeitung"
Sie haben das Recht der Verarbeitung zu widersprechen, sofern Gründe aus Ihrer BESONDEREN SITUATION dafür vorliegen. Unsererseits wird abgewogen, ob wir zwingende schutzwürdige Gründe für eine Verarbeitung haben.
- Das Recht auf "Widerruf von Einwilligungen"
Sie haben ein Recht auf Widerruf von Einwilligungen (sofern dies für die hier beschriebene Verarbeitung relevant ist). Der Widerruf gilt nur für die Zukunft.
- Das Recht auf "Datenübertragbarkeit"
Sie haben ein Recht auf Aushändigung Ihrer Daten ("Datenübertragbarkeit"), sofern (a) die Rechtsgrundlage auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht, und (b) Sie diese Daten eigenhändig zur Verfügung gestellt haben, und (c) die Daten automatisiert verarbeitet werden. Sofern diese Voraussetzungen gegeben sind, so können Sie auch verlangen, dass wir die Daten an einen Empfänger Ihrer Wahl weitergeben.
- Das Recht auf "Beschwerde"
Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer beliebigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Die Kontaktdaten der für uns zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde lauten: LDI Hamburg, Kurt-Schumacher-Allee 4, 20097 Hamburg GERMANY, Tel. 0049-40-42854-4040, www.datenschutz-hamburg.de.
Gerne können Sie zuerst Kontakt zu uns aufnehmen, bevor Sie sich bei der Aufsichtsbehörde melden; unser(e) sehr kompetente(r) betriebliche(r) Datenschutzbeauftragte(r) kümmert sich viel schneller und genauso gründlich um Ihr Anliegen. Falls wir Ihnen nicht weiterhelfen können, so können Sie sich anschließend immer noch an die Aufsichtsbehörde wenden.
- Daten-Erhebung durch Dritte
Nein, es werden keine Daten durch Dritte erhoben. Somit werden also sämtliche Daten durch uns selbst erfragt/erhoben.
- Findet Profiling statt? Werden persönliche Aspekte analysiert oder vorhergesagt? Findet eine automatisierte Einzelfall-Entscheidung statt?
Nein, dies findet nicht statt.
- Gibt es Daten-Transfers an Empfänger in Drittländern (also außerhalb der EU)?
Daten werden grundsätzlich innerhalb der EU beziehungsweise des EWR verarbeitet. Begrenzte Zugriffe oder Verarbeitungen aus Drittländern können insbesondere durch Support, Sicherheit oder Unterauftragsverarbeiter erfolgen. (Microsoft Products and Services Data Protection Addendum; EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO; ergänzende technische und organisatorische Maßnahmen; EU-Datengrenze; gegebenenfalls Angemessenheitsbeschlüsse oder EU-US Data Privacy Framework.)
Eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der EU beziehungsweise des EWR kann im Rahmen von Supportleistungen, konzerninternen Zugriffen oder durch eingesetzte Unterauftragsverarbeiter erfolgen. (SAP Data Processing Agreement; EU-Standardvertragsklauseln; Angemessenheitsbeschlüsse, soweit anwendbar; verbindliche Datenschutzregelungen innerhalb der SAP-Unternehmensgruppe; ergänzende technische und organisatorische Schutzmaßnahmen.)
Japan (Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission für Japan gemäß Art. 45 DSGVO. Für Übermittlungen an erfasste privatwirtschaftliche Organisationen in Japan sind daher grundsätzlich keine zusätzlichen Garantien nach Art. 46 DSGVO erforderlich. Die EU und Japan erkennen ihre Datenschutzsysteme seit Januar 2019 gegenseitig als angemessen an.)
Nein (Nicht erforderlich, soweit die Verarbeitung ausschließlich in der EU beziehungsweise im EWR erfolgt. Werden Unterauftragsverarbeiter oder Cloud-Dienste in Drittländern eingesetzt, gelten die im Auftragsverarbeitungsvertrag vereinbarten Garantien.)
- Gibt es mehrere Verantwortliche im Sinne einer "gemeinsamen Verantwortlichkeit"?
Nein, es gibt nur den EINEN oben genannten Verantwortlichen.
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